Кейс: как строительная компания перестала тонуть в бумагах с помощью DocFlow

Кто клиент: региональная девелоперская группа (управляет проектами, недвижимостью, работает с кучей подрядчиков).

Проблема: документы съедали время и нервы
Рутина: каждую неделю сотрудники вручную проверяли почту от десятков поставщиков, скачивали договоры, акты, счета, переименовывали файлы и раскладывали их по папкам.
Путаница: нужно было постоянно сверяться с длинными списками (чек-листами) для каждого проекта, держать в голове, какие документы уже есть, а каких не хватает, все ли в них заполнено.
Ошибки и потери: в этом хаосе легко было что-то пропустить, потерять или неправильно учесть.
Затраты времени: на сбор документов по одному проекту уходило до 2 часов в неделю! Быстро понять, все ли готово, было невозможно.

Цель: избавиться от ручной работы, навести порядок в документах, сэкономить время и меньше людей задействовать в этой рутине.

Решение: внедрили DocFlow

DocFlow — это умный сервис для автоматической работы с входящими документами. Вот как он помог:

1. Автоприем документов: система сама подключилась к почте компании и каждую минуту проверяла входящие. Как только находила письмо с вложением (договор, акт, счет и т.д.), сразу его забирала.
2. Умное чтение: DocFlow "читал" не только название файла, но и его содержание, искал ключевые слова (например, "Договор №", "Акт выполненных работ", название проекта).
3.Автосортировка: на основе найденных ключевых слов система сама понимала, к какому проекту относится документ и в какой пункт чек-листа его положить.
4.Прозрачность: по каждому проекту появился наглядный прогресс-бар. Сразу видно: какие документы собраны, а каких не хватает. Нужные файлы можно скачать одним кликом.
5. Гибкость: чек-листы для каждого проекта настраивались индивидуально. Если система ошиблась (редко, но бывает), документ можно было вручную переложить в нужное место. Все действия записывались.
6. Безопасность и масштаб: система защищена паролем, доступы настраиваются. Хранилище документов легко расширяется, справится с огромными объемами (гигабайты и терабайты).

Результаты: скорость, порядок и экономия
- Время обработки документов по проекту упало с 1,5-2 часов до 10 минут в неделю! (В 9-12 раз быстрее!).
- До 300 документов в месяц теперь обрабатываются автоматически.
- Вовлеченных сотрудников стало меньше: с 3 человек до 1.
- Ошибки учета сократились на 87% - почти исчезли.
- Более 20 ГБ документов по 15+ проектам приведены в порядок и доступны мгновенно.
Главное: теперь всегда ясно, чего не хватает, а что уже собрано.

Что говорят сотрудники:
Координатор проектов: "Просто присылаем акты на почту — и всё! Они уже на месте, разложены".
Сотрудник документооборота: "Система сама подсказывает, чего не хватает. Видим в одном экране: у этого подрядчика всё собрано, а у этого — нет акта сверки".

Вывод: кому подойдет DocFlow?
Система — спасение для компаний, которые:
Тонут в бумагах: получают горы документов от разных контрагентов (поставщиков, клиентов, подрядчиков).
Ценят порядок и точность: особенно в сферах, где важна каждая бумажка (строительство, недвижимость, госзакупки, медицина, юриспруденция, логистика).
Хотят экономить время и нервы: избавить сотрудников от рутины и ошибок при обработке входящих документов.

Проще говоря: DocFlow берет всю рутинную работу с документами на себя, превращая хаос в порядок и экономя бизнесу время и деньги.